Fundación Pro Bono

A Pro Bono Foundation é uma organização chilena sem fins lucrativos que oferece, facilita e organiza oportunidades de trabalho pro-bono entre profissionais jurídicos.

Os membros desta Fundação fornecem serviços legais gratuitos a cidadãos, setores ou grupos em situações de vulnerabilidade, assim como a microempreendedores e organizações sociais. Fundada em 2000, a Pro Bono reúne 36 escritórios, oito departamentos jurídicos corporativos e 200 advogados voluntários.

Situação

Com mais de dois milhões de casos jurídicos a cada ano e 100 advogados para resolvê-los mensalmente, a Pro Bono Foundation enfrentava o desafio de melhorar seus processos de colaboração e também facilitar a administração de um número significativo de arquivos relacionados a cada caso.

No passado, a Fundação tentou fazer isso utilizando diferentes plataformas. Entretanto, essas plataformas não eram muito fáceis de usar ou intuitivas, de modo que os usuários tinham dificuldades. 

Além disso, a confidencialidade era essencial neste processo.  Existe a possibilidade de os advogados da Fundação serem contrapartes em casos representados pela própria Fundação; portanto, era fundamental criar repositórios de informações acessíveis apenas às partes envolvidas – e esses repositórios precisavam ser extremamente seguros, com possibilidade de acesso em qualquer parte do mundo.

Solução

Como parte do seu compromisso com a associação de advogados, a equipe da Intralinks®, da Cono Sur SpA, reuniu-se com a Pro Bono Foundation. No intuito de ajudar a atender suas necessidades, a equipe propôs o uso do Intralinks VIA®, a plataforma de colaboração e gestão de conteúdo corporativo.

“O Intralinks VIA ajudou a melhorar os nossos processos de trabalho. Os advogados estavam acostumados a pegar conosco centenas de arquivos que apresentavam muitas versões, o que consumia tempo e recursos. O IntraLinks VIA nos permite ter apenas uma versão de cada documento na nuvem, manter um registro de cada edição e gerenciar remotamente as permissões de acesso para cada documento com facilidade”, disse Marcela Fajardo, Diretora da Pro Bono Foundation.

Benefícios

Em apenas quatro semanas a Fundação já havia se familiarizado com o Intralinks VIA. Desde que os seus membros começaram a usá-lo, os processos foram significativamente simplificados. Hoje, todos os documentos relacionados a cada caso são armazenados na nuvem e podem ser consultados, compartilhados e modificados online, reduzindo assim o tempo gasto nessas tarefas.

Além disso, há somente uma versão de cada arquivo, e todas as alterações nessa versão são registradas. Os usuários podem ver as alterações feitas em cada arquivo, assim como quem as fez, além da data das alterações.

A segurança para a proteção dos documentos foi fortalecida, com a oferta de níveis superiores de confiança durante a troca e colaboração em arquivos. A confidencialidade de cada caso também é garantida, já que apenas aqueles autorizados por cada líder de projeto podem acessar os arquivos.

Além da colaboração segura, a plataforma proporciona mobilidade aos usuários. Cada um deles pode acessar o Intralinks VIA remotamente, onde quer que esteja e de qualquer dispositivo móvel.

“Esta aliança de longo prazo entre a Pro Bono Foundation e a Intralinks Cono Sur SpA ajudará a consolidar a nossa reputação e credibilidade com as diferentes organizações com as quais trabalhamos, mostrando que somos a vanguarda da Fundação, pois trabalhamos com ferramentas de colaboração mais avançadas e mais seguras”, disse a Diretora.

“Uma vantagem adicional é a fácil utilização do Intralinks VIA. Nós não precisamos de especialistas em sistema ou investimentos em infraestrutura”, concluiu Fajardo.

Hoje, a plataforma Intralinks VIA também é usada para outros processos da Fundação, como a distribuição de recibos para doações ou contribuições de membros, assim como para o processo de qualificação para o prêmio concedido a cada ano a estudantes de Direito.